RFP（提案依頼書）の作成の進め方

外注製作の際に必要なRFPの作成方法について解説します。

初めてRFPを作成する人に向けてお伝えします。

できるだけ簡潔にまとめて全体像が把握していただく事を目標にします。

言葉足らずな部分があると思いますが、まずは大きな流れを理解してください。

個々の深い部分は、別の記事を追加して順次お伝えする予定です。

RFPとは

発注側の会社や個人が、製作業者に対してシステム構築やリプレイスを依頼する際に、「解決したい課題」や「必要な要件」などを示す書類です。

Request For Proposalの略で、日本語にすると提案依頼書と言う意味になります。

必要性

個人レベルの依頼なら、口頭で打ち合わせしながら開発を進める事もあると思いますが、それをするといろんな問題が生じます。

例えば、

• 制作業者が要件に対して独自の解釈をしてしまい、目的通りのモノが作れないトラブルが起こる。
• システムの「あるべき姿」が明確にできないままの進行になり、依頼側も見直し機会を失い正しく指示が伝達できない。

などトライブルが起こりやすく、制作途中で大きな変更が生じるとコストが嵩む場合があります。

RFPの作成には「現状の調査」、「情報整理」、「作成」など時間的コストが発生しますが、手を抜かず準備しておきたい書類です。

コンペを行う場合、複数の業者にRFPを基に各社が提案書を作成してきますので、選考基準にも役立ちます。

いつ？（タイミング）

システムの運用開始したい日が定まっているなら、「打ち合わせ」や「開発期間」もありますので、できるだけ早く進めたいところです。

策定

何らかの課題が発生したら、真っ先に会社組織ならプロジェクトチームを立ち上げるところから始めるでしょう。関係者のスケジュール調整もあるので、早く動き出して要求の策定を始めたいところです。

作成

ある程度要求がまとまってきたらRFPを作成し始めて、何度か見直しながなら全体のスケジュールを調整していきます。

提出

作成したRFPを制作業者に提出すると、それを元に制作業者が提案書を作成してきます。

その期間もスケジュールとして考慮しておきます。

特に複数の業者から提案を受ける場合、依頼先を選考決定する期間も考慮しておきましょう。

RFPの構成

意図が発注先に正確に伝わるようする事が最優先です。

ポイントを抑えてわかりやすく記載しましょう。

大きく分けて、

自社の情報や要件を伝える「概要部」と提案としてほしいリストの「提案依頼内容」に分けてまとめます。

概要

その他、伝えておきたいことがあれば漏れなく伝えておく。

提案依頼内容

発注先から提出してもらいたい提案書類は以下のようなものが一般的です。

会社組織情報	人数が少ない企業は、トラブル時のサポートが低くなりますし、自社と同じ業界の経験がない企業はシステム導入後に業務とシステムがマッチしないケースが発生する可能性が高くなります。
提案システム概要	どのような形で情報を提示してもらうかを指定します。
システム構成	提案してもらうシステムの構成について、どのような形で情報を提示してもらうかを指定します。
プロジェクトスケジュール	週または月単位で全体像が見えるものを明示してもらいましょう。また、IT企業側のタスクだけでなく、自社で発生するタスクについても明示してもらう点がポイントです。
プロジェクト体制図	システム導入が成功するかどうかは様々な要素が関係しますが、プロジェクトマネージャーの手腕によると言っても過言ではありません。
プロジェクトマネジメント方法	しっかりしたIT企業であれば会社でプロジェクトマネジメント方法が定められており、提案時に明示してくれます。
プロジェクトの進め方	会議体を明示してもらうことで、プロジェクトに費やさなければならない時間が分かってきます。
運用保守内容	重要なシステムに障害が起こると最悪業務が止まってしまいます。そのような時にどのような対応をしてもらえるのかしっかり確認しましょう。
SLA	Service Level Agreementの略で、サービスの提供事業者とその利用者の間で結ばれる、サービスのレベル（定義、範囲、内容、達成目標等）に関する合意サービス水準、サービス品質保証
納品物一覧	明確に定めておかないと、システムのマニュアルすら納品しない業者もいます。
ドキュメントサンプル	納品物一覧を明示してもらうだけではまだまだ不十分です。納品物一覧で定められているものの、納品されてみるとまったく使えないドキュメントレベルだったという事も多くあります。
概算費用	イニシャル費用（初期費用）とランニング費用（月額運用費用）別に明示してもらいましょう。それぞれ「内訳」を明確にしてもらう事がポイントです。
制約事項	製品によっては社員を2,000名までしか登録できない、商品マスタを100,000行までしか登録できないなど「制約」がある事があります。
導入事例	同じ業種や同じ業種でかつ企業規模が近い企業に導入実績がある会社は評価ポイントが高くなります。
契約内容	規模が大きい企業であれば全て納品後の後払いにできる事もめずらしくありませんが、小規模企業であったり負債が多い会社は着手金が必要であったりリース契約できなかったりと制約が発生する可能性があります。

サンプル

参考になるサンプルを記載してくれているサイトのリンクを貼っておきます。

https://www.nttdata-bizsys.co.jp/column/2019/000599.html

https://webtan.impress.co.jp/e/2013/03/15/14724

https://it-koala.com/rfp_lecture-709

まとめ

作成には手間がかかりますが、後々重要な機能を果たす書類なので、外注時は必ず作成しましょう。